The unfinished workweek: Lost Personal Time

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Thierry Breten, CEO von ATOS, einem französischen Informationstechnologieunternehmen mit 80.000 Mitarbeitern in 42 Ländern, erklärte: "Wir produzieren Daten in großem Umfang, die unsere Arbeitsumgebung schnell verschmutzen und auch in unser Privatleben eindringen." Die heutige Arbeitsumgebung hat zu einer minimalen Anzahl von Mitarbeitern und einer größeren Arbeitsbelastung geführt. Vor allem wird inzwischen erwartet, dass die persönliche Zeit am Abend und am Wochenende genutzt wird, um unerledigte Projekte zu beenden. Die Theorie, mit weniger mehr zu erreichen, hat sich in der gesamten Unternehmenswelt durchgesetzt. Diese Theorie hat ihre Schattenseiten. Im Jahr 2005 gab die Microsoft Information Worker Product Management Group eine unabhängige Umfrage in Auftrag, die den Teilnehmern half, ihre eigene Produktivität zu bewerten und Tipps zur Verbesserung ihrer Arbeitsgewohnheiten zu erhalten. Im Folgenden sind die Ergebnisse der Umfrage aufgeführt, an der 38.000 Arbeitnehmer in 200 Ländern teilnahmen.
 

a) 37 % der Arbeitswoche sind unproduktiv oder werden verschwendet

b) Unklare Zielsetzungen

c) Mangelnde Kommunikation im Team

d) Ineffektive Meetings

e) Unklare Prioritäten. Zwei verbesserungsbedürftige Bereiche stechen hervor:

1) die Menge an unproduktiver Arbeitszeit; und

2) die Gründe für die Unproduktivität. Ein Großteil der verschwendeten Zeit erfordert zusätzliche Interaktion, damit sich die Zuhörer an die ursprünglich präsentierte Botschaft erinnern.

Diese wiederholte Aktion kostet Unternehmen Tausende von Dollar an Zeit der Mitarbeiter. Um die Notwendigkeit der Redundanz zu beseitigen, muss ein einprägsames Gespräch geführt werden. Dazu muss eine Person verstehen, wie das Gedächtnis funktioniert. Wenn man glaubt, dass das mündliche oder schriftliche Weitergeben von Informationen vom Empfänger leicht behalten wird, sollte man die folgende Liste von Fakten berücksichtigen. Jede einzelne davon kämpft um die Aufmerksamkeit der Zuhörer. Fakt: Die durchschnittliche Anzahl von E-Mails pro Person und Tag liegt bei 115. Fakt: Über 50 Prozent eines Arbeitstages werden mit der Verwaltung von E-Mails verbracht. Tatsache ist : 50 % der 30 Millionen PowerPoint-Präsentationen, die pro Tag gehalten werden, werden als Zeitverschwendung angesehen. Tatsache ist: Die Kosten für schlechte PowerPoint-Präsentationen belaufen sich auf über 450.000 Dollar pro Tag für ein Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern. Tatsache ist: Das Gehirn hat die Kapazität, sich in einer Stunde nur 8 Informationen zu merken. Die oben aufgeführten Ereignisse lassen sich nicht eliminieren. Sie können jedoch lernen, diese effektiver zu nutzen, indem Sie eine Voraussetzung erfüllen: 86 % von dem, an was man sich erinnert, wird gesehen. Effektive visuelle Interaktion ist der Schlüssel zur Leistungseffizienz und zum Verhältnis zwischen Arbeits- und persönlicher Zeit. Was gibt es, um die Belastung und den Stress des privaten und geschäftlichen Alltags zu reduzieren? Schauen Sie nicht weiter als zu Ihrem Computer und Ihrem Smartphone. Die Technologie hat die Art und Weise der Kommunikation von einem verbalen zu einem visuell basierten Prozess verändert. Textnachrichten, E-Mails und PowerPoint-Präsentationen haben Telefonate und Telefonkonferenzen ersetzt. Die Effizienz der Kommunikation wird daran gemessen, welche Informationen beim ersten Kontakt in Erinnerung bleiben. Es ist offensichtlich, dass die Lösung zur Steigerung der produktiven Arbeitswoche darin besteht, die Regeln des visuellen Gedächtnisprozesses mit den technologischen Fortschritten bei den Kommunikationsmethoden anzuwenden. Während des gesamten primären und sekundären Bildungsprozesses wurde die verbale Kommunikation auf Kosten der visuellen Interaktion betont. Jetzt sehen Sie das Dilemma: Um die unproduktive Arbeitsrate zu senken, müssen Sie lernen, wie man effizient und effektiv visuell kommuniziert. Diese Reise wird Sie zu den wissenschaftlichen Gründen führen, warum visuelle, nicht verbale, Kommunikation am effektivsten ist. Dann werden sieben Grundregeln der effektiven Konversation besprochen und bewiesen. Schließlich werden wir diese Regeln bei der Erstellung von Beispielen für einprägsame Textnachrichten, E-Mails, Webinare, PowerPoint-Präsentationen und persönliche Meetings, einschließlich virtueller Konversationen, anwenden. Ist es nicht an der Zeit, die persönliche Zeit zu nutzen, um das Leben zu genießen, anstatt zu versuchen, unerledigte Arbeit nachzuholen?